2 Før møtet tek til

2.1 Innkalling til møte - publisering av dokument 

Ordførar / utvalsleiar kallar inn til møte og set opp sakliste for kvart møte. Jf. kommunelova § 11-3. Der det oppstår uklare spørsmål omkring ei sak, avgjer ordføraren/utvalsleiar om den skal stå på saklista eller ikkje. Kommunedirektøren skal sjå til at dei sakene som vert sett opp på saklista er forsvarleg utgreidd, jf. kommunelova § 13-1.

Innkallinga vert tilgjengeleg (kunngjort) på kommunen si nettside sju dagar før møtet, samstundes som den vert gjort elektronisk tilgjengeleg til medlemer og varamedlemer.

Ikkje-offentlege dokument

Elektronisk utsending gjeld også for dokument som ikkje er offentlege. Desse skal skjermast for innsyn gjennom ein eigen elektronisk passordstyrt tilgangskontroll. Dette gjeld både for medlemmer og varamedlemmer. Det skal gå tydeleg fram av dokumenta at dei ikkje kan offentleggjerast og dei som mottek slike dokument pliktar å syte for at dokumenta ikkje kjem på avvegar.

Når det gjeld økonomiplan og årsbudsjett gjeld eigne reglar, jf. kommunelova kap. 14.

2.2 Møteplikt - forfall til møte

Det er møteplikt til møta i dei folkevalde organa med mindre det ligg føre gyldig forfall. Arbeidstakar har krav på fri frå arbeid i det omfang dette er nødvendig på grunn av møteplikta. Jf. kommunelova §40. 

Kriteria for gyldig forfall er strenge. Gyldige grunnar er sjukdom, at representant ikkje kan setje til side viktig arbeid eller plikter, er på tenestereise som ikkje kan endrast på, eller av andre tungtvegande grunnar ikkje kan møte. Ferie, arrangement og møte i andre fora er ikkje godkjend som forfallsgrunn til kommunestyret, formannskapet, utvala og råda. Dette gjeld ikkje dersom representanten skal møte i overordna organ, som storting og fylkesting eller liknande. Forfall skal så raskt som mogleg meldast skriftleg med forfallsgrunn til politisk service via politikarportalen. Politisk sekretariat sørgjer for at det snarast vert innkalla vararepresentant i samsvar med reglane i kommunelova § 7-10.

Representantane skal også melda frå skriftleg på e-post til politisk service på førehand dersom nokon er ugild, og ikkje kan delta i behandlinga av ei sak. Vararepresentant skal berre kallast inn ved behov og i samråd med vedkomande parti sin gruppeleiar.

Må nokon på grunn av lovleg forfall forlate møtet under drøftingane, skal han/ho straks melda ifrå til møteleiaren. Vararepresentant vert kalla inn dersom det er praktisk mogleg å få til. Når ei sak er teken opp til avrøysting kan ingen ta plass i møtet før saka er avslutta.

2.3 Andre personar som kan vere med i møte 

Kommunedirektøren møter med talerett, anten personleg eller ved ein av sine leiarar, i kommunestyret, formannskapet og utvala. Han har ikkje forslags- og røysterett. Sekretær som fører møteboka skal og vere til stades i møtet. I tillegg skal andre leiarar og tenestemenn møte så langt ordførar/utvalsleiar, i samråd med kommunedirektøren, finn dette nødvendig. 

Desse kan gje opplysningar og utgreiingar, men har elles ikkje rett til å vere med i drøftingane. Utvalet avgjer om andre kan vere med i møtet når særskilte tilhøve tilseier dette.

Ordførar har møte- og talerett i alle utvala. Ordførar kan la seg representere av eit anna medlem av kommunestyret i organ kor han/ho ikkje er medlem, jf. kommunelova § 6-1.